Как Написать Более сильные Отчёты

Есть одно основное отличие между сообщениями и большинством других форм делового письма, и мы получаем намек этого в слове, "сообщении". Принимая во внимание, что со многими другими формами письменного comms Вы можете быть немного творческими и поместить свой собственный уклон в Ваши слова, в сообщении, Вы не должен. Не в теории, так или иначе.

В сообщении Вы, как предполагается, сообщаете - не, украшают, вышивают, влияют, и т. д. Только факты и только факты.

Это, однако, не означает, что сообщения должны быть унылыми и скучными. Это, однако, означает, что Вы не можете сделать содержание более интересным, чем это действительно. Невозможный? Нет, только требуются некоторая хорошая организация и ясное письмо.

Прежде, чем мы пойдем дальше, есть многочисленные книги и учебные курсы о рынке, которые преподают Вам формальности и практичность письма сообщения. Некоторые более многоречивы чем другие. Большинство из них хорошо.

Здесь в этой статье я не могу сделать то, что другие авторы делают в книге, так, если Вы должны написать отчёты много, я рекомендую, чтобы Вы купили один или две из самых популярных книг и изучили их. То, Что я делаю здесь тогда, должно выдвинуть на первый план пункты, я думаю, являются самыми важными, чтобы помочь Вам сделать свои сообщения более удобочитаемыми, и информация в них сталкивается более ярко.

Если Вы будете работать в большей организации, то там будет вероятно установлен форматы для сообщений, по крайней мере для внутреннего разнообразия. Нравятся ли Вам они, или не Вы обычно обязаны придерживаться их. Однако путь Вы выкатываете и пишете, что Ваше содержание все еще ваше дело.

Так, на чем должны сосредоточиться ключевые пункты?


1. Напишите для своего читателя

Если Ваше сообщение состоит в том, чтобы быть прочитано широким разнообразием различных зрителей, сосредотачивать Ваш язык на самых важных группах. Гарантируйте, что меньше грамотных темой читателей обслужено при использовании осторожных объяснений технических терминов или возможно короткого глоссария сроков как приложение в пределах сообщения.


2. Организуйте свою информацию заметно

Удостоверьтесь, что Ваши заголовки "рассказывают историю", таким образом кто-то глядящий через один получит основные сообщения. (Вы найдете, что занятые руководители будут благодарить Вас за выполнение этого, особенно когда у них будет 16 другой, подобные сообщения читать в переполненном пригородном поезде на пути во встречу, чтобы обсудить все их). Тогда заполнитесь в деталях под каждым заголовком так кратко, как Вы можете.


3. Используйте "исполнительное резюме", чтобы сказать это в ореховой скорлупе

Держите строго к фактам - это - все еще часть сообщения, не Ваша интерпретация ее. Разденьте каждое предложение вниз к скелету с минимальными прилагательными и наречиями. Используйте короткие слова и предложения. Только не добирайтесь к сути - начинаются с этого и придерживаются этого.


4. Если к Вашей интерпретации призывают, держите ее отдельной

Если часть Вашей сферы компетенции должна прокомментировать сообщение и/или его заключения, держите, это отделяется от главного объема информации. (Преграждавший в коробке или под ясно отделенным заголовком сделает).


5. Не становитесь унесенным с иллюстрациями

Графы и диаграммы являются большими, чтобы иллюстрировать важные проблемы, и как человек сказал, "картина стоит тысячу слов." Однако гарантируйте, что те, которых Вы используете, имеют уровень сложности, которая будет понята наименее грамотными темой из Ваших читателей. Нет ничего более, раздражающего чем граф, который берет Вас 20 минут, чтобы расшифровать. Это не так случай, что читатели слишком глупы понять сложный граф, поскольку случается так, что они не хотят провести слишком много времени, решая это. Чем более легкий/более быстрый Вы делаете это для читателей, чтобы понять и ассимилировать Вашу информацию, тем более успешный Ваше сообщение.

Попробуйте, также, держать графы, и чертит физически смежный с текстом, который говорит о той же самой вещи. Нет ничего более, раздражающего для читателя, если они должны продолжать щелкать от фронта до спины документа. (Когда в сомнении, думайте о ком-то, читая Ваше сообщение относительно того переполненного пригородного поезда).


6. Сократите беспорядок


7. Предпримите некоторое усилие, чтобы заставить это выглядеть хорошим

Я знаю, что Вы не должны судить книгу ее покрытием, но люди делают. Как это или нет. Согласно британскому консультанту Изображения Tessa S, когда Вы идете во встречу, 55 % Вашего первого впечатления от кого-то отражены исключительно в способе, которым Вы одеты. Документы падают в то же самое отверстие. Так, как Ваши взгляды документа идут длинный путь к созданию правильного впечатления от Вашей работы, и от Вас.

Очевидно, если сообщение будет должно выйти наружу Вашей организации и особенно клиентам или клиентам, то Вы будете делать все возможное гарантировать, что это полируется и ясно заклеймено Вашей корпоративной идентичностью и всем это. Однако, как внутреннее сообщение смотрит, важно, также, хотя у Вашей Головы Финансов мог бы быть удар, если Вы связываете это в дорогой глянцевой карте. Будьте разумны с внутренним разнообразием - опрятные, преуменьшенные, взгляды, за которыми ухаживают, не должны стоить много, но они "говорят" много о ценности Вашего сообщения (и Вы).


8. Минута на минутах

Я думаю, что взятие минуты - ужасная работа, сделав так в течение 6 лет в то время как в комитете по сбору средств милосердия. И быть бесполезным в почерке (благодаря десятилетиям компьютеров и пишущих машинок) не берет в голову, стенография (был брошен из секретарской школы после 3 недель), я изо всех сил пытался в течение многих месяцев набросать все вниз к prйcis позже, пока я не понял, что мой мозг был намного более эффективным фильтром информации.

В конце каждого пункта повестки дня я спросил меня классические вопросы репортера "кто, что, где, когда, почему, как и сколько." Все, что я должен был сделать, было, кратко записывают несколько слов и когда я возвращался домой на свой испытанный PC, я мог расширить те в реалистические резюме того, что продолжалось. Так много диалога на встречах является или ненужным, повторным, или оба, просто использовать Ваш мозг как фильтр. Это - то, что это обучается сделать для Вас в Вашей ежедневной жизни, таким образом это работает на встречи также.

Одно слово предупреждения, хотя; не ждите слишком долго перед Вашей работой Ваши минуты. Другая уловка, которую делает мозг, должна забыть после нескольких часов или приблизительно один день самое большее...

(c) Suzan С-Maur 2003 - 2005